Tietosuojaseloste

SATO Oyj / henkilörekisteri / Whistleblowing-Ilmoituskanava

1. Rekisterinpitäjä

SATO Oyj, Panuntie 4, PL 401, 00601 Helsinki, puh. 020 334 443
Yhteyshenkilö Tietosuoja-asiat, e-mail tietosuoja@sato.fi

Päivitetty 8.3.2021

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä ainoastaan SATO Oyj:n oikeudellisten ja eettisten velvoitteiden täyttämiseen ja tulleiden ilmoitusten asianmukaiseen selvittelyprosessiin. Henkilötietojen käsittely perustuu osittain arvopaperimarkkinoita koskevan lainsäädännän mukaisiin velvoitteisiin ja osittain SATO Oyj:n oikeutettuun etuun selvittää toiminnassaan mahdollisesti tapahtuneita väärinkäytöksiä tai muuta ilmoitettua toimintaa. Tietojen käsittelijät ovat SATO Oyj:n nimeämiä henkilöitä (whistleblowing-tiimi). Henkilötietojen käsittelytehtävissä voidaan käyttää kolmansia osapuolia ja palveluntarjoajia.

3. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää SATOn sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja, jotka saattavat sisältää ilmoituksen kohteena olevan henkilön tietoja kuten nimi ja toimipiste sekä ilmoitettuja tapahtumia, selvittelyyn liittyviä tietoja ja jatkotoimenpiteitä sekä tieto selvittelyn päättymisestä. Ilmoittajan henkilötiedot voidaan rekisteröidä, jos hän ei ole antanut ilmoitusta anonyymisti. Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeellisia asian selvittämisen kannalta. Arvopaperimarkkinalakiin perustuvia ilmoituksia säilytetään viisi vuotta ja muut ilmoitukset poistetaan ilmoitusvuotta seuraavan kalenterivuoden kuluessa.

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan ainoastaan SATOn whistleblowing-tiimille sekä Suomen viranomaisille lain niin edellyttäessä. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan nimetyt SATOn henkilöstön edustajat tai SATO Oyj:n hallituksen jäsenet (whistleblowing-tiimi), jotka työnsä puolesta tarvitsevat tietoja, ovat oikeutettuja pääsemään järjestelmään ja käsittelemään järjestelmässä olevia tietoja. Henkilökohtaisten tunnusten käyttö vaaditaan. Järjestelmä on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin. SATOn whistleblowing-tiimi työskentelee luottamuksellisesti.

6. Henkilön oikeudet

Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia henkilölle.

Henkilön oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilö voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän rekisteriselosteen kohdan 7 mukaisesti. Henkilön tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Henkilön oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä rekisteriselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Henkilön oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin henkilö voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin henkilö ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 7 mukaisesti.

Henkilöllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun henkilö odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Henkilön oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

7. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa henkilön tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti joko sähköpostitse tai postitse yhteyshenkilölle osoitetulla viestillä.

Yhteydenotto rekisterinpitäjään voi tapahtua myös whistleblowing-kanavaa käyttäen.

Katso yhteystiedot kohdasta 1. ’Rekisterinpitäjä’.