5 vinkkiä, joiden avulla asiakaspalvelu sujuu turvallisesti
Oletko ihmetellyt, miksi SATOn asiakaspalvelu ei luovuta esimerkiksi iäkkään asukkaan sopimustietoja tämän lapsille? Vastaus on GDPR eli EU:n tietosuoja-asetus, joka takaa, että asukkaiden tiedot pysyvät hyvässä tallessa. Pyysimme asiakaspalvelumme palveluasiantuntijoita antamaan vinkit, joiden avulla asiat sujuvat jouhevasti riippumatta siitä, hoidatko omia vai esimerkiksi iäkkään vanhempasi asioita.
1. Käytä hetki valtakirjan tekemiseen
Meillä on aika usein tilanteita, joissa ystävä tai sukulainen soittaa iäkkään tai kielitaidottoman asukkaan puolesta. Haluamme aina auttaa, mutta emme voi antaa asukasta ja vuokrasopimusta koskevia tietoja, ellemme ole varmoja, että soittaja on valtuutettu hoitamaan asukkaan asioita.
Ongelmaan on onneksi helppo ratkaisu: valtakirja, jonka pohja löytyy SATOn nettisivuilta. Sillä asukas voi valtuuttaa toisen henkilön hoitamaan monia eri asioita.
Kun valtakirja on lähetetty meille asiakaspalveluun, esimerkiksi lapset voivat hoitaa iäkkäiden vanhempiensa asioita sujuvasti.
2. Ota OmaSATO käyttöön
”Mobiilisti toimivan OmaSATO-palvelun avulla on helppo tarkistaa esimerkiksi vuokranmaksutilanne ja maksuhistoria. Se on myös hyvä tapa olla yhteydessä asiakaspalveluun. Kun OmaSATOn ottaa ensimmäistä kertaa käyttöön, palveluun tunnistaudutaan pankkitunnuksilla, joten sitä kautta tulevista viesteistä saamme heti varman tiedon, että on oikea ihminen oikealla asialla.
OmaSATOn kautta lähetettyihin viesteihin saa vastauksen 24 tunnin kuluessa, eli nopeammin kuin sähköpostilla, jolloin vastausaika on kaksi arkipäivää.”
3. Kerro meille, kun yhteystietosi muuttuvat
Jos asukas lähettää meille sähköpostia sellaisesta osoitteesta, joka ei ole meillä tiedossa, emme pysty antamaan vastauksessa mitään vuokrasopimusta koskevia tietoja. Omiin tietoihin kannattaa päivittää kaikki sähköpostiosoitteet, joita käyttää aktiivisesti.
Jotta yhteydenpito on nopeaa ja viestimme tavoittaa asukkaamme, on ensiarvoisen tärkeää, että meillä on oikea sähköpostiosoite. Omat tiedot on hyvä päivittää heti jos niihin tulee muutoksia.
4. Muistathan meitä, kun menet naimisiin
Avio- ja avopuolisoilla, jotka asuvat samassa kodissa, on oikeus saada tietoja asunnon vuokrasopimuksesta ja vuokranmaksutilanteesta, vaikka vuokrasopimus olisikin vain toisen nimissä. Tämä kuitenkin onnistuu vain, jos me asiakaspalvelussa tiedämme, että kyseinen henkilö on päävuokralaisen avo- tai aviopuoliso. Omat tiedot kannattaa siis pitää ajan tasalla, kun elämäntilanteet muuttuvat.
5. Ilmoitathan meille myös alivuokralaisen tiedot
On tärkeää, että päävuokralainen ilmoittaa alivuokralaisen tiedot meille ja tekee huoltoyhtiölle taloontuloilmoituksen. Jos alivuokralaisen nimeä ei ole talonkirjassa, huoltomies ei voi päästää sisään, jos avain unohtuu.